Regulamin

**REGULAMIN KORZYSTANIA Z USŁUGI REEF SENTINEL SYNAPSE (B2B)**

**§1. Postanowienia ogólne**

1.  Niniejszy regulamin („Regulamin") określa zasady korzystania z usługi Reef Sentinel Synapse („Usługa") świadczonej drogą elektroniczną przez Reef Sentinel Sp. z o.o. z siedzibą w Sadurki, adres: Sadurki 122A, 24 -- 150 Sadurki, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001229979, NIP 7162851708, REGON 544296692, adres poczty elektronicznej: kontakt@reef-sentinel.pl, („Usługodawca").

2.  Usługodawca świadczy Usługę wyłącznie na rzecz przedsiębiorców w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego (relacja B2B). Regulamin nie jest skierowany do konsumentów.

3.  Akceptacja Regulaminu jest warunkiem zawarcia umowy o świadczenie Usługi („Umowa") pomiędzy Usługodawcą a podmiotem korzystającym z Usługi („Użytkownik").

4.  Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

**§2. Definicje**

Na potrzeby Regulaminu poniższym pojęciom nadaje się następujące znaczenie:

1.  Usługodawca -- Reef Sentinel Sp. z o.o., wskazana w §1 ust. 1.

2.  Użytkownik / Klient -- przedsiębiorca, który zawarł lub zamierza zawrzeć z Usługodawcą Umowę i korzysta z Usługi.

3.  Usługa -- usługa typu SaaS polegająca na udostępnieniu narzędzia AI wspierającego obsługę klientów sklepu Użytkownika, w szczególności poprzez analizę Treści Użytkownika i generowanie automatycznych odpowiedzi.

4.  Konto -- utworzone dla Użytkownika konto w systemie Reef Sentinel, umożliwiające dostęp do Usługi i zarządzanie jej ustawieniami.

5.  Treści Użytkownika -- wszelkie dane, materiały i informacje dostarczone przez Użytkownika lub w jego imieniu, w szczególności opisy produktów, bazy wiedzy, treści stron internetowych, regulaminy, polityki, pliki, informacje o zamówieniach, zapytania klientów.

6.  Klient końcowy -- klient sklepu Użytkownika (osoba fizyczna lub prawna), z którym Użytkownik komunikuje się z wykorzystaniem Usługi.

7.  Cennik -- aktualny wykaz planów i opłat za korzystanie z Usługi, opublikowany na stronie internetowej Usługodawcy lub przekazany Użytkownikowi w formie oferty indywidualnej.

**§3. Zakres i charakter Usługi**

1.  Usługa polega na udostępnieniu narzędzia AI wspierającego obsługę klientów sklepu Użytkownika poprzez analizę Treści Użytkownika oraz generowanie automatycznych odpowiedzi.

2.  Odpowiedzi generowane są automatycznie przez modele sztucznej inteligencji i mogą zawierać błędy, nieścisłości lub niepełne informacje.

3.  Usługa nie stanowi doradztwa prawnego, podatkowego, medycznego, finansowego ani innego doradztwa specjalistycznego.

4.  Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za:

    a.  treść komunikacji z klientami końcowymi,

    b.  decyzje podejmowane na podstawie odpowiedzi generowanych przez Usługę,

    c.  zgodność komunikacji z obowiązującymi przepisami prawa.

5.  Usługodawca nie gwarantuje, że odpowiedzi generowane przez Usługę będą kompletne, dokładne lub adekwatne do konkretnej sytuacji.

**§4. Wymagania techniczne**

1.  Do korzystania z Usługi niezbędne jest:

    a.  urządzenie z dostępem do sieci Internet,

    b.  aktualna wersja jednej z obsługiwanych przeglądarek internetowych,

    c.  aktywny adres poczty elektronicznej,

    d.  dostęp do panelu administracyjnego sklepu lub innego systemu, z którym integrowana jest Usługa,

    e.  spełnienie innych wymagań technicznych wskazanych przez Usługodawcę.

2.  Użytkownik odpowiada za spełnienie wymagań technicznych oraz za zapewnienie bezpieczeństwa swojego środowiska teleinformatycznego.

**§5. Zawarcie Umowy i Konto**

1.  Do zawarcia Umowy konieczne jest założenie Konta przez Użytkownika, w szczególności poprzez:

    a.  wypełnienie formularza rejestracyjnego,

    b.  podanie wymaganych danych identyfikacyjnych,

    c.  akceptację Regulaminu, a w razie potrzeby -- także innych dokumentów (np. umowy powierzenia danych osobowych).

2.  Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia rejestracji Konta przez Usługodawcę albo z chwilą pierwszego opłacenia dostępu do Usługi -- w zależności od przyjętego modelu.

3.  Użytkownik zobowiązany jest do podawania danych prawdziwych, aktualnych i kompletnych.

4.  Użytkownik jest odpowiedzialny za zachowanie poufności loginu i hasła do Konta oraz za działania osób, którym umożliwi korzystanie z Konta.

**§6. Zasady korzystania z Usługi**

1.  Użytkownik zobowiązany jest do korzystania z Usługi zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami oraz z poszanowaniem praw osób trzecich.

2.  Zabrania się wykorzystywania Usługi do:

    a.  publikowania lub przekazywania Treści o charakterze bezprawnym,

    b.  działań naruszających prawa autorskie, prawa własności przemysłowej, dobra osobiste lub tajemnice przedsiębiorstwa,

    c.  działań naruszających przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, nieuczciwej konkurencji, ochrony konsumentów, reklamy,

    d.  wysyłania niezamówionej informacji handlowej (spam).

3.  Użytkownik nie jest uprawniony do:

    a.  dekompilacji, deasemblacji lub dokonywania inżynierii wstecznej Usługi,

    b.  obchodzenia zabezpieczeń technicznych,

    c.  udostępniania Usługi osobom trzecim w sposób wykraczający poza uzgodniony zakres (np. odsprzedaż jako własnej usługi), chyba że wynika to z odrębnej umowy.

4.  Usługodawca może wprowadzać zmiany, aktualizacje i nowe funkcjonalności Usługi, o ile nie prowadzi to bez ważnej przyczyny do istotnego ograniczenia podstawowej funkcjonalności, za którą Użytkownik uiścił wynagrodzenie z góry.

5.  Użytkownik zobowiązuje się nie wykorzystywać Usługi do:

    a.  trenowania lub rozwijania konkurencyjnych modeli sztucznej inteligencji,

    b.  pozyskiwania danych w sposób masowy w celu ich dalszej odsprzedaży lub wykorzystania poza zakresem korzystania z Usługi.

**§7. Treści Użytkownika i prawa własności**

1.  Użytkownik oświadcza, że posiada wszelkie wymagane prawem uprawnienia do Treści Użytkownika, w szczególności prawa autorskie lub licencje umożliwiające ich wykorzystanie w ramach Usługi.

2.  Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za Treści Użytkownika oraz za skutki ich wykorzystania w ramach Usługi.

3.  Użytkownik udziela Usługodawcy niewyłącznej licencji na korzystanie z Treści Użytkownika w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, w tym do ich zwielokrotniania, analizy i przetwarzania w pamięci komputera lub w środowisku chmurowym.

4.  Wszelkie prawa do Usługi, oprogramowania, interfejsów, znaków towarowych i logotypów związanych z Reef Sentinel Synapse przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom. Użytkownik nabywa jedynie uprawnienie do korzystania z Usługi na warunkach określonych w Regulaminie i Umowie.

5.  Usługodawca nie nabywa praw do Treści Użytkownika poza zakresem niezbędnym do świadczenia Usługi

**§8. Dane osobowe i RODO -- zarys**

1.  Administratorem danych osobowych Użytkowników jest Usługodawca. Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników określa Polityka Prywatności dostępna na stronie internetowej Usługodawcy.

2.  W zakresie, w jakim Usługodawca przetwarza dane osobowe klientów końcowych Użytkownika (np. treść zapytań kierowanych do chatbota, dane kontaktowe), Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia danych osobowych zawieranej z Użytkownikiem.

3.  Szczegółowe zasady powierzenia danych osobowych, w tym zakres, cel i czas przetwarzania, kategorie danych oraz obowiązki stron, określa umowa powierzenia danych osobowych stanowiąca załącznik do Umowy lub odrębny dokument.

**§9. Trenowanie modeli AI z prawem sprzeciwu (opt-out)**

1.  Usługodawca może wykorzystywać Treści Użytkownika oraz dane generowane w związku z korzystaniem z Usługi (w szczególności treść zapytań, odpowiedzi generowanych przez system oraz metadane techniczne) w celu rozwijania, testowania i doskonalenia modeli sztucznej inteligencji oraz algorytmów wykorzystywanych w Usłudze.

2.  Wykorzystanie, o którym mowa w ust. 1, odbywa się co do zasady na zbiorach danych poddanych w miarę możliwości anonimizacji lub pseudonimizacji, tak aby ograniczyć możliwość identyfikacji osób fizycznych.

3.  Użytkownik ma prawo w każdym czasie zgłosić sprzeciw (opt-out) wobec wykorzystywania Treści Użytkownika oraz danych związanych z jego Kontem do celów trenowania modeli AI, bez wpływu na możliwość dalszego korzystania z Usługi.

4.  Sprzeciw może zostać złożony poprzez zmianę odpowiedniego ustawienia w panelu administracyjnym Konta lub poprzez przesłanie oświadczenia o sprzeciwie na adres e-mail Usługodawcy kontakt@reef-sentinel.pl, z adresu powiązanego z Kontem Użytkownika.

5.  Po skutecznym zgłoszeniu sprzeciwu Usługodawca nie będzie wykorzystywał nowych danych Użytkownika do celów trenowania modeli AI. Sprzeciw nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych w tym celu, którego dokonano przed jego zgłoszeniem.

6.  Niezależnie od zgłoszonego sprzeciwu Usługodawca może nadal przetwarzać dane Użytkownika w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, zapewnienia jej bezpieczeństwa, rozliczeń, obsługi reklamacji oraz realizacji obowiązków prawnych.

7.  Korzystanie z Usługi ma charakter dobrowolny. Użytkownik nie jest zobowiązany do zawarcia Umowy ani do korzystania z funkcjonalności opartych na modelach AI. Jeżeli Użytkownik nie wyraża zgody na wykorzystywanie danych w sposób opisany w niniejszym paragrafie, może skorzystać z prawa sprzeciwu (opt-out), o którym mowa w ust. 3--5, albo zrezygnować z korzystania z Usługi.

**§10. Płatności i rozliczenia**

1.  Usługa jest świadczona odpłatnie w modelu subskrypcyjnym zgodnie z aktualnym Cennikiem lub warunkami indywidualnej oferty zaakceptowanej przez Użytkownika.

2.  Okres rozliczeniowy (np. miesięczny lub roczny) oraz wysokość opłat są określone w Cenniku lub ofercie.

3.  Wynagrodzenie za korzystanie z Usługi jest płatne z góry za dany okres rozliczeniowy, za pomocą metod płatności udostępnionych przez Usługodawcę lub operatora płatności.

4.  Brak zapłaty w terminie może skutkować wysłaniem przypomnienia o płatności, a następnie czasowym zablokowaniem dostępu do Usługi lub rozwiązaniem Umowy ze skutkiem natychmiastowym -- po uprzednim wezwaniu Użytkownika do zapłaty z wyznaczeniem dodatkowego terminu.

5.  Usługodawca może dokonać zmiany wysokości opłat, która obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego. O zmianie opłat Usługodawca poinformuje Użytkownika z odpowiednim wyprzedzeniem (np. 14 lub 30 dni) na adres e-mail powiązany z Kontem lub poprzez panel administracyjny.

**§11. Czas trwania Umowy i rozwiązanie**

1.  Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony, chyba że strony uzgodnią inaczej (np. okres próbny, czas określony).

2.  Użytkownik może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem30-dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego, poprzez złożenie oświadczenia:

    a.  za pośrednictwem funkcjonalności dostępnej w panelu administracyjnym, lub

    b.  w formie wiadomości e-mail wysłanej na adres Usługodawcy.

3.  Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu przez Użytkownika, w szczególności w razie:

    a.  uporczywego opóźniania się z płatnościami,

    b.  dostarczania Treści o charakterze bezprawnym,

    c.  naruszania praw własności intelektualnej Usługodawcy lub jego licencjodawców.

4.  Po rozwiązaniu Umowy dostęp do Konta i Usługi może zostać zablokowany. Usługodawca może przechowywać dane Użytkownika przez okres niezbędny do rozliczeń, dochodzenia roszczeń oraz wypełnienia obowiązków prawnych.

5.  Jeżeli funkcjonalność Usługi to przewiduje, Użytkownik może przed rozwiązaniem Umowy wyeksportować wybrane dane (np. historię rozmów) w formacie określonym przez Usługodawcę.

**§12. Odpowiedzialność**

1.  Usługa ma charakter narzędzia wspierającego obsługę klientów. Użytkownik zachowuje odpowiedzialność za treść komunikacji ze swoimi klientami oraz za decyzje podejmowane na podstawie odpowiedzi generowanych przez Usługę.

2.  Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z:

    a.  wykorzystania odpowiedzi generowanych przez Usługę w sposób niezgodny z ich przeznaczeniem,

    b.  nieprawidłowego działania środowiska technicznego Użytkownika,

    c.  siły wyższej oraz przerw w dostępie do Usługi spowodowanych przyczynami niezależnymi od Usługodawcy (np. awarie sieci, dostawców chmury).

3.  Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkownika jest ograniczona do rzeczywiście poniesionej, udowodnionej szkody i nie obejmuje utraconych korzyści (lucrum cessans), z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

4.  Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu jednej Umowy, bez względu na podstawę prawną roszczenia, jest ograniczona do kwoty odpowiadającej sumie wynagrodzenia zapłaconego przez Użytkownika z tytułu korzystania z Usługi w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.

**§13. Reklamacje**

1.  Użytkownik może składać reklamacje dotyczące funkcjonowania Usługi lub rozliczeń poprzez wysłanie zgłoszenia na adres e-mail Usługodawcy kontakt@reef-sentinel.pl.

2.  Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane identyfikujące Użytkownika, opis zgłaszanego problemu oraz dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej po stronie Użytkownika.

3.  Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania i udziela odpowiedzi na adres e-mail, z którego nadesłano reklamację, lub na inny adres wskazany przez Użytkownika.

**§14. Zmiany Regulaminu**

1.  Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności:

    a.  zmiany przepisów prawa mających wpływ na świadczenie Usługi,

    b.  zmiany funkcjonalności Usługi,

    c.  zmiany modeli biznesowych lub organizacyjnych Usługodawcy.

2.  O zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Użytkownika poprzez udostępnienie nowej treści Regulaminu na stronie internetowej oraz wysłanie informacji na adres e-mail powiązany z Kontem, z odpowiednim wyprzedzeniem (co do zasady nie krótszym niż 14 dni) przed planowaną datą wejścia zmian w życie.

3.  Korzystanie z Usługi po dacie wejścia w życie zmian Regulaminu oznacza akceptację tych zmian przez Użytkownika. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, ma prawo wypowiedzieć Umowę w terminie 3 dni od dnia poinformowania o zmianie.

**§15. Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów**

1.  Do Umowy oraz Regulaminu stosuje się prawo polskie.

2.  Wszelkie spory wynikłe w związku ze świadczeniem Usługi będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.