POLITYKA PRYWATNOŚCI
Asellio
Obowiązuje od: 02.08.2026 r. · Wersja: 2026-08-02-b2b
Polityka dotyczy wyłącznie relacji B2B z przedsiębiorcami korzystającymi z Asellio.eu. Nie dotyczy konsumentów.
1. Postanowienia ogólne
1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Reef Sentinel Sp. z o.o. z siedzibą w Sadurki, adres: Sadurki 122, 24-150 Nałęczów, KRS 0001229979, NIP 7162851708, e‑mail: info@asellio.eu („Administrator"), w związku ze świadczeniem usługi Asellio.eu („Usługa") wyłącznie na rzecz przedsiębiorców.
2. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa, dbając o ich bezpieczeństwo i poufność.
3. Polityka Prywatności uzupełnia Regulamin świadczenia Usługi Asellio i stanowi realizację obowiązków informacyjnych z art. 13 i 14 RODO.
4. W zakresie powierzenia danych osobowych klientów końcowych Klienta (procesor) obowiązuje Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) — https://asellio.eu/dpa (Załącznik A: opis modułów i retencji; Zał. B: TOM; Zał. C: podprocesorzy). Aktualny rejestr podprocesorów: https://asellio.eu/subprocessors.
2. Administrator danych i kontakt
1. Administratorem danych osobowych użytkowników Usługi (przedsiębiorców oraz ich przedstawicieli) jest Reef Sentinel Sp. z o.o.
2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:
e‑mail: info@asellio.eu
adres korespondencyjny: Sadurki 122, 24-150 Nałęczów
3. Administrator na dzień sporządzenia Polityki nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych -- w razie zmiany informacja zostanie zaktualizowana w niniejszym dokumencie.
3. Zakres przetwarzanych danych
3.1. Dane użytkowników Usługi (B2B)
Administrator może przetwarzać następujące dane użytkowników:
dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, KRS, stanowisko
dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres siedziby
dane logowania: login, hasło (w formie zaszyfrowanej)
dane rozliczeniowe: informacje o płatnościach, numery faktur, historia transakcji
dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzeń, logi systemowe, dane o aktywności w panelu
3.2. Dane klientów końcowych użytkowników (przetwarzane jako procesor)
W ramach świadczenia Usługi Administrator przetwarza również dane klientów końcowych użytkowników (np. klientów sklepów korzystających z chatbota) jako podmiot przetwarzający (procesor):
treść wiadomości kierowanych do chatbota (pytania, odpowiedzi, kontekst rozmów) — moduł chat runtime (`chat_logs`; retencja ok. 180 dni)
dane kontaktowe przekazywane w treści (np. imię, adres e‑mail, numer telefonu -- jeśli podane)
metadane techniczne: czas rozmowy, identyfikator sesji
moduł analytics konwersji (`conversion_events`) — wyłącznie anonimowe identyfikatory i statystyki (bez pełnej treści pytań); wymaga zgody cookies w widgecie sklepu — szczegóły: dokumentacja techniczna privacy-analytics
Administratorem tych danych jest odpowiednio użytkownik Usługi (sklep / przedsiębiorca), a Reef Sentinel Sp. z o.o. działa w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA Załącznik A).
4. Cele i podstawy przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane w szczególności w następujących celach:
1. Zawarcie i realizacja umowy o świadczenie Usługi
założenie i obsługa Konta, konfiguracja Usługi, bieżąca komunikacja z użytkownikiem
podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy)
2. Rozliczenia, fakturowanie, obowiązki podatkowe i rachunkowe
wystawianie faktur, przechowywanie dokumentów księgowych, rozliczenia z operatorami płatności
podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny -- przepisy podatkowe i rachunkowe)
3. Obsługa reklamacji, roszczeń i korespondencji
przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń, reklamacji, zapytań
dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami
podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)
4. Zapewnienie bezpieczeństwa i poprawnego działania Usługi
prowadzenie logów systemowych, monitorowanie nadużyć, ochrona przed atakami
podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)
5. Marketing bezpośredni własnych usług (B2B)
przesyłanie informacji o nowych funkcjach, ofertach, aktualizacjach Usługi
podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora -- marketing do klientów biznesowych)
6. Trenowanie modeli AI — wyłączone domyślnie
Dane Klienta B2B oraz treści rozmów klientów końcowych nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI Usługodawcy ani modeli osób trzecich, chyba że Klient wyrazi na to odrębną, wyraźną zgodę (opt-in) zgodnie z Regulaminem.
Dostawcy modeli AI otrzymują treści wyłącznie w zakresie niezbędnym do generowania odpowiedzi w ramach świadczenia Usługi (inference), nie w celu trenowania własnych modeli Usługodawcy.
7. Przetwarzanie danych klientów końcowych użytkownika
realizacja Usługi na rzecz użytkownika (np. odpowiedzi chatbota dla klientów sklepu)
podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO po stronie użytkownika jako administratora; Administrator działa jako procesor na podstawie art. 28 RODO (umowa powierzenia)
8. Analiza logów systemowych i danych technicznych
w celu zapewnienia bezpieczeństwa Usługi, wykrywania nadużyć oraz poprawy jakości działania systemu
podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)
5. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
1. W ramach Usługi mogą być stosowane mechanizmy zautomatyzowanego przetwarzania danych, w tym profilowania, polegające na analizie zapytań użytkowników oraz danych kontekstowych w celu generowania odpowiedzi oraz rekomendacji produktów.
2. Decyzje podejmowane przez system nie wywołują skutków prawnych wobec osób, których dane dotyczą, ani w podobny sposób istotnie na nie nie wpływają.
3. Ostateczne decyzje dotyczące wykorzystania odpowiedzi generowanych przez system podejmuje Użytkownik.
6. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
1. Dostawcom usług IT i chmurowych (hosting, infrastruktura, backup)
2. Dostawcom technologii AI (np. dostawcy modeli językowych, w tym OpenAI, Google lub inni dostawcy modeli wykorzystywanych w Usłudze) -- w zakresie niezbędnym do generowania odpowiedzi w ramach Usługi.
3. Operatorom płatności (np. systemy płatności online) -- w zakresie obsługi płatności
4. Firmom księgowym, doradczym i prawnym -- w razie potrzeby
5. Organom publicznym, sądom i innym instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa
Pełny wykaz podprocesorów (nazwa, rola, region, podstawa transferu): https://asellio.eu/subprocessors — synchronizowany z Załącznikiem C DPA.
W przypadku podmiotów przetwarzających dane na rzecz Administratora zawierane są odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).
7. Przekazywanie danych poza EOG
1. Niektórzy dostawcy usług (np. dostawcy modeli AI lub infrastruktury chmurowej) mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w szczególności w USA.
2. W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, takich jak decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, SCC lub BCR.
8. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, w szczególności:
1. przez czas trwania umowy o świadczenie Usługi oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń z niej wynikających
2. dane księgowe i podatkowe -- przez okres wymagany przepisami (co najmniej 5 lat)
3. logi systemowe -- co do zasady do 12 miesięcy
4. dane powierzone (moduły Usługi u Klienta): treść rozmów chat runtime (`chat_logs`) -- co do zasady ok. 180 dni; skrótowe logi zapytań (`query_logs`) -- ok. 90 dni; eventy modułu analytics konwersji (`conversion_events`) -- ok. 365 dni, bez pełnej treści pytań (hash + długość). Szczegóły w DPA Załącznik A; pełna macierz retencji udostępniana Klientom B2B na życzenie (info@asellio.eu).
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO).
10. Administrator jako procesor danych
1. W odniesieniu do danych klientów końcowych użytkowników Reef Sentinel Sp. z o.o. działa jako podmiot przetwarzający (procesor) na zlecenie użytkownika, który pozostaje administratorem tych danych.
11. Bezpieczeństwo danych
Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych (szyfrowanie, kopie zapasowe, kontrola dostępu).
12. Pliki cookies i podobne technologie
Pliki cookies wykorzystywane są do zapewnienia prawidłowego działania serwisu, analiz i statystyk. Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce Cookies.
13. Zmiany Polityki Prywatności
Aktualna wersja Polityki Prywatności jest dostępna na stronie internetowej Administratora oraz w panelu usługi.